Der PDCA-Zyklus – kontinuierliche Verbesserung noch während der Durchführung

Wir arbeiten liegenschaftsnah, in enger Kooperation mit unseren Kunden und unter einem stetigen Verbesserungsprozess, um unsere Facility Management Leistungen zu vollster Zufriedenheit auszuführen. In Fachkreisen ist in solch einem Rahmen vom PDCA-Zyklus die Rede. Nach diesem richten auch wir als SATEPO unser Wirken und Ermöglichen damit fortlaufende Optimierungen und Kontrolle in unseren Prozessen. Plan-Do-Check-Act (übersetzt: Planen – Umsetzen – Überprüfen – Handeln) ist die Langform dieses Models, welcher auch PDCA-Kreis, Deming-Kreis oder Shewhart-Zyklus benannt wird. Dieser beschreibt das Vorgehen eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses, um Produkte oder Dienstleistungen durch die fortwährende Wiederholung der vier Phasen und mit Fehler – Ursachen Analysen zu optimieren. Anwendung findet dies sowohl in Managementbereichen als auch in der Produktion.

Ursprung im 20. Jahrhundert

Seinen Ursprung hat der PDCA-Zyklus in den 1930er Jahren als Entwicklung des Physikers Walter Andrew Shewhart und wurde von Wirtschaftsberater William Edwards Deming weitergeführt.
Nach Ende des zweiten Weltkriegs half der PDCA-Kreis unter der Führung von General McArthur bei einem schnellen und politisch unbelasteten Wiederaufbau Japans. Angelehnt an die Weiterentwicklung es Modells, den Demingkreis, ist auch vom PDSA-Kreis die Rede. Hier ersetzt der Schritt “Study” das ursprüngliche “Check”, da Deming sich von dieser Prozessschrittbezeichnung und den Soll-Ist Abgleichen darin distanzierte.

Die vier Schritte des PDCA-Modells

Plan – Planen
Hier wird der Grundstein des Projekts gelegt. Gegebenheiten werden analysiert, Projektschritte werden geplant, Ziele formuliert. Dabei kann auch die Planung in einzelne Teiletappen unterteilt werden, um möglichst genaue Konzepte erstellen und Fehlerrisiken minimieren zu können. Hierzu sind bereits eine erfolgreiche Abstimmung, Planwiederholung und Feedbackmöglichkeit der Teammitglieder notwendig, um eine erfolgreiche Planung gewährleisten zu können.

Dabei ist es wichtig, zu klären:

• welches Kernproblem zu lösen ist,
• welche Ressourcen benötigt werden und/oder schon vorhanden sind,
• welche Lösung das Problem unter den gegebenen Umständen und Ressourcen am besten beseitigen kann,
• an welche Zielstellungen sich gehalten wird,
• welche Bedingungen zum Erfolg führen.

Do – Umsetzen
Danach folgt die Durchführung des Plans und die Umsetzung der festgelegten Inhalte und Teilschritte. Eine umfassende Kenntnis über die verteilten Rollen und Verantwortlichkeiten und Standardisierung der Prozesse können bereits helfen, Fehler vorzubeugen. Jedoch können in der zweiten Zyklusphase auch andere Fehlerquellen zu unvorhergesehenen Hindernissen führen.

Check – Überprüfen
Die bedeutendste Phase des Modells. Die Projektüberprüfung führt zu einem Soll-Ist-vergleich zwischen Ursprungsplan samt Zielinhalten und dem realen Prozess. Fehler und dessen Ursachen werden analysiert und identifiziert, um im Anschluss Maßnahmen zur Vermeidung ansetzen zu können.

Act – Handeln

Die Reaktion auf die Überprüfung des Plans, die bei Fehlerfreiheit zur Übernahme des ursprünglichen Plans führt. Im Falle von Problemquellen in der vorhergehenden Soll-Ist Analyse des Projekts wird der Prozess durch die Neuaufnahme des PDCA-Zyklus optimiert und in jedem Schritt verbessert, bis das Projektkonzept im letzten Schritt übernommen werden kann.

Anwendung bei SATEPO

Wie wenden wir das Modell an? Zu Beginn unserer Zusammenarbeit sichten wir Ihren Bedarf, Ihr Gebäude, Ihr Vorhaben, Ihre Bedingungen und nehmen alle relevanten Informationen und Daten auf, um im ersten Schritt intern und dann mit Ihnen zusammen zu planen.
Wir stellen fest, was Inhalt unseres Auftrags ist, was dazu gebraucht wird, welche Dienstleister zur Verfügung stehen und zu welchen Konditionen diese die Leistungen durchführen können und schlussendlich, wie die Leistungsdurchführung erfolgt. Noch während der Leistungserbringung haben Sie immer die Möglichkeit uns mitzuteilen, wenn es Probleme gibt. Im eigentlichen Prüfungsschritt ermitteln wir vor Ort Prozesslücken im Ablauf und stimmen uns hinsichtlich anfallender Verbesserungen mit Ihnen, dem Dienstleistungsunternehmen und mit unserem Projektteam ab. Die Implementierung unseres Plans im letzten Schritt ist dabei nicht das Ende unserer Zusammenarbeit, denn wie auch der PDCA – Zyklus zeigt, unterliegt unsere Arbeit der kontinuierlichen Verbesserung.  Das Modell kommt vor allem auch in Bereichen wie Energiemanagement, Lebenszyklen von Immobilien und Betreiberverantwortung als systematischer Ansatz zum Einsatz im prozessorientierten Vorgehen seitens Qualitätsmanagements.

Was ist der Vorteil an diesem Modell? 

Das Modell besteht aus einem einfach verständlichen Konstrukt aus vier Teilschritten und ist damit einfach anzuwenden und je nach Problemstellung und Gegebenheit individuell anpassbar. Durch die Möglichkeit von Analysen und Kontrollen ist eine fortwährende Verbesserung möglich.
Aber…
Der PDCA-Zyklus gibt Raum für reaktive Maßnahmen, allerdings nicht für Proaktivität. Die Ansätze sind stets für langfristig angedachte Maßnahmen konzipiert und ermöglichen keine schnellen Problemlösungen. Zudem führt lückenhafte Planung zu Fehlern in der Umsetzung.

Zusammenfassend

Das PDCA-Modell ist essenziell für die optimale Durchführung unserer Leistungen und der Gewährleistung eines umfassenden Qualitätsmanagements. Dabei ist es wichtig im ersten Schritt alles bestmöglich zu berücksichtigen, um während oder nach der Umsetzung in der Überprüfung nicht zu viele Lücken festzustellen. Größte Relevanz hat der letzte Schritt des Modells, die Reaktion auf diese Lücken und das beabsichtigte Schließen des PDCA-Kreises in einen flüssig laufenden Prozess. Dieses Denken muss sowohl auf Führungsebene verfolgt werden als auch seitens aller Mitarbeiter implementiert werden.